Eisenhower mátrix – Priorizálj egyszerűen és hatékonyan!

eisenhower-mátrix-sürgősség-fontosság
Megosztás itt: facebook
Megosztás Facebookon
Megosztás itt: linkedin
Megosztás Linkedinen

A képünkön látható úriember nem más, mint az Amerikai Egyesült Államok 34. elnöke Dwight D. Eisenhower. Élete és története most számunkra kevésbé fontos, annál inkább az általa megalkotott priorizálási technika, amelyet állítólag ő is használt a munkája során, és azóta is az időmenedzsment alaptechnikái között tartják számon. A módszer neve – nem megdöbbentő módon – Eisenhower mátrix, vagy más néven sürgősség-fontosság mátrix.

Eisenhower

Az Eisenhower mátrix

Az Eisenhower mátrix gondolatvilága rendkívül egyszerű, azonban a valós életbeli használata már gyakorlottságot és önismeretet, őszinteséget igényel. Az Eisenhower mátrix egy priorizálási technika, amellyel el tudjuk dönteni, hogy feladataink közül melyikkel érdemes foglalkozunk, és melyikre hogyan érdemes tekintenünk.

A módszer két szempont szerint összesen négy kategóriába soroltatja a feladatainkat. Ez a két szempont a sürgősség és a fontosság. Minden egyes feladatunkról el kell döntenünk, hogy számunkra az fontos-e, vagy nem fontos, valamint sürgős-e, vagy nem sürgős. Így alakul ki a négy kategória.

Fontosnak tekinthetjük azokat a feladatokat, amelyek közvetlenül hozzájárulnak az életünk haladásához, annak jobbá tételéhez. Az életünk, értékrendünk és céljaink szempontjából döntő jelentőségűek. Sürgősnek tekinthetjük azokat a feladatokat, amelyeknek közeli határideje van.

Fontos és sürgős feladatok: tűzoltás, csináld meg most!

A prioritási listán ebbe a kategóriába kerülnek azok a tevékenységek, amelyeket azonnal meg kell tenni, és nekünk kell megtenni. Nem halaszthatók tovább, a határidejeik már frusztráló közelségben lehetnek, és elmulasztásuk (vagy végrehajtásuk) jelentőséggel bír életünkre. Ezt a kategóriát jellemzően a tűzoltás, a vészhelyzet, vagy krízis csoportjának nevezzük.

Például: a síró kisgyerek megnyugtatása, felkészülés a holnapi meghallgatásra/előadásra, a lerobbant autó megjavíttatása, a ház kitakarítása a vendégek érkezése előtt.

Nem fontos és nem sürgős feladatok: idővesztegetés, felejtsd el őket!

Az előző kategória teljes ellentéte. Értelemszerűen a nem fontos és nem is sürgős feladatok foglalnak helyet a prioritási listánk végén. Ezek azok a feladatok, amelyek alapvetően nem bírnak nagy hatással az életünkre, és nem is sürget a határidő bennünket. Ilyen tevékenységek jellemzően az időrabló és céltalan tevékenységeink. Mondj nemet ezekre a cselekvésekre, ezekre a “feladatokra” és felejtsd el őket.

Például: a Facebook hírfolyamunk végtelen görgetése, az időkitöltő pótcselekvéseink, a céltalan nézelődés a plázákban, a TV nézése, a szerencsejáték.

Fontos, de nem sürgős feladatok, tervezd be őket!

A tűzoltás fázisában végrehajtott feladatok után érdemes ezzel a területtel foglalkozni. Ide kerülnek azok a tevékenységek, amelyek nagy jelentőséggel bírnak az életünkre, mégis van időnk betervezni őket, és nyugodt állapotban végrehajtani. Az életünk haladásának ez a terület a fő központja, és vigyáznunk kell, hogy az itt lévő feladatokra megfelelő időt szánjunk, különben előbb utóbb a tűzoltás fázisába kerülhetnek át, vagy pedig a sok tűzoltás miatt soha nem lesznek végrehajtva. Ezeket a feladatokat az időnk és energiánk függvényében be kell tervezni megfelelően a teendőink közé, és el kell végezni őket.

Például: randevú a kedvesünkkel, meditáció, önfejlesztő kurzusokra járni, rendszeresen sportolni, családdal töltött idő, odafigyelni és megtervezni az egészséges táplálkozást, költség- és megtakarítás tervezése, előredolgozás egy projektben, új szokások kialakítása.

Nem fontos, de sürgős feladatok: delegálás, csökkentsd le a mennyiségüket!

A legveszélyesebb, és egyúttal láthatatlan csoportja a feladatainknak. Sokunk ideje akkor csúszik el jelentősen, amikor a fontos, de nem sürgős feladatok kárára a sürgős, de nem fontos feladatokkal kell foglalkoznia. Jellemzően ebbe a csoportba kerülnek azok a feladatok, amelyek elsősorban nem neked fontosak, hanem másnak. Az ilyen feladatok mennyiségét lehetőségeinkhez mérten minél inkább le kell csökkenteni, alkalomadtán pedig ki kell delegálnunk másnak, különben könnyen összegyűlhet bennünk a stressz.

Például: a telefonálgatások, a legtöbb e-mail tervezetlen elolvasgatása (lássuk be, a legtöbb e-mail nem sürgős és nem fontos), amikor egy kollégád az asztalodhoz lép egy másodlagos kérdéssel vagy szívességkéréssel és ezzel megszakítja a munkádat, az adminisztratív feladatok nagy része, az értelmetlen meetingek sora.

Hogyan döntsünk a feladatokról?

Az Eisenhower mátrix felosztásában a célunk az – illetve az kellene, hogy legyen -, hogy a teendőinkkel a fontos, de nem sürgős tartományban tudjunk a legtöbbet foglalkozni, mivel ez a mező az, ahol azok a tevékenységek vannak, amelyek életünket előremozdítják, de egyúttal nyugodt körülmények között tudunk velük foglalkozni.

A priorizált teendőlistánkat igyekezzünk rendszeresen frissíteni, naprakészen tartani. A kevésbé gyakorlottaknak elsőre nehéz lehet az őszinteség önmaguk irányába, és ezért aránytalanul sok feladat kerülhet a sürgős feladatok közé. Tegyük fel a kérdést rendszeresen: az adott feladat fontos nekem, vagy nem az? Ha nem fontos, akkor csak azért foglalkozom vele, mert sürgős? Az ilyen feladatokat nekem kell mindenképpen csinálnom, vagy delegálhatom is akár? Az adott feladat végrehajtása közelebb visz a saját céljaim eléréséhez?

És hogy lesz ezekből mátrix? Hát így.

eisenhower-mátrix

(A kép forrása.)